Fiches pratiques
La traçabilité
Dans un programme de recherche et développement collaboratif, la mise en place de mesures de traçabilité est indispensable à la gestion efficace de la propriété intellectuelle et à la prévention des conflits.
Il s’avère en effet souvent difficile en pratique d’identifier le périmètre et/ou le contenu des informations confidentielles ou des technologies objet du projet, et plus encore de distinguer celles qui sont propres à un partenaire de celles qui sont communes, celles qui sont antérieures de celles qui sont postérieures, les évolutions d’une technologie indépendante de celles d’une technologie commune.
La traçabilité est une mesure indispensable pour avoir une vision dynamique, et non statique, des projets et des contrats.
1. Que faut - il tracer ?
Chaque fois que le doute est possible sur la consistance ou l’origine d’un des éléments qui suit, il est recommandé d’en organier la traçabilité.
1.1 La technologie pré-existante
Il convient de dresser l’état des lieux de la technologie existante de chaque partenaire et de ses évolutions afin d’être par la suite en mesure de distinguer les connaissances antérieures des connaissances acquises lors de l’exécution du programme.
1.2 Les travaux de recherche en commun
Le traçage des travaux de recherche en commun permet d’en établir la consistance et l’origine, de déterminer l’apport respectif de chaque partenaire et, le cas échéant, la part de propriété de chacun sur les résultats.
Il permet également de prouver que telle innovation résulte de travaux antérieurs, et qu’elle en est une évolution ou une œuvre dérivée, de régler les questions de propriété intellectuelle en découlant.
1.3 Les résultats
Les résultats des travaux de recherche, et en particulier les innovations brevetables doivent tout particulièrement être tracés car ils constituent des enjeux cruciaux en terme de propriété intellectuelle.
1.4 Les apports, contributions, investissements
Le traçage des apports, contributions, investissements affectés à un programme de recherche, qu’ils s’agissent de moyens financiers, matériels, humains, permet d’établir la participation d’un partenaire au projet, participation dont parfois dépend sa part de propriété intellectuelle, ou son poids dans la gouvernance et les prises de décision.
Plus spécifiquement, dans le cas des bases de données, le droit du producteur est subordonnée à la preuve d’un investissement substantiel.
- Voir dans la réglementation sur "Les innovations protégés par le droit d'auteur", le chapitre sur "Les bases de données" ainsi que lle chapitre sur "Le cas particulier des bases de données"
1.5 Les informations confidentielles
L’échange d’informations à caractère confidentiel est le propre des projets collaboratifs innovants. Généralement les partenaires prennent soin de signer un accord de confidentialité. Le traçage des informations confidentielles facilite et renforce l’efficacité des engagements de confidentialité en ce qu’il permet d’avoir une vision précise des informations confidentielles (notamment lorsque celles-ci ne sont pas définies dans le contrat) et de mieux en contrôler l’utilisation par les partenaires.
- Voir la fiche pratique « La confidentialité »
- Voirle « Contrat type de confidentialité mutlipartenaires » et sa fiche associée, et le « Contrat type de consortium » et sa fiche et sa méthodologie associées
2. Quelles mesures de traçabilité mettre en place ?
2.1 Tenir des cahiers de laboratoire
Dans les cahiers de laboratoire doivent être transcrites les différentes étapes des travaux de recherche menés. Ces cahiers sont numérotés, datés et signés par leur titulaire et/ou un témoin, ce qui confère à leur contenu et à leur date une forte valeur probatoire. Si nécessaire, celle-ci peut être renforcée par une datation périodique des cahiers par un huissier ou un notaire.
Les cahiers de laboratoire constituent donc un élément clé en vue du dépôt d’un brevet.
En outre, l’INPI met à la disposition des chercheurs un cahier de laboratoire national, élaboré en collaboration avec le Ministère délégué à l'Enseignement supérieur et à la Recherche et en concertation avec les organismes de recherche publics. Chaque cahier possède un numéro unique, et la mention du nom de l'utilisateur et du propriétaire ; il y figure également un espace en bas de chaque page (numérotée) pour dater et signer. Ce type de cahier devrait prochainement être également disponible pour les entreprises.
2.2 Procéder à des dépôts probatoires
Les dépôts dits probatoires d’une innovation ou création auprès de certains organismes spécialisés ont pour but d’aménager la preuve de l’existence, la consistance et la date de cette innovation ou création.
Il peut s’agir d’une description (d’un savoir-faire, d’une invention) ou d’une copie (d’un logiciel, d’une marque) sur un support quelconque. Les dépôts probatoires sont traditionnellement effectués sous enveloppe Soleau à l’Institut National de la Propriété Industrielle, auprès de la Société des Gens de Lettres, de la Société Civile des auteurs Multimédias, de l’Agence pour la Protection des Programmes, du Conseil national des ingénieurs et scientifiques de France ou encore auprès d’un huissier ou d’un notaire.
- Voir le « Tableau comparatif des dépôts »
- Voir les fiches pratiques « Enveloppe Soleau » et « Dépôts »
2.3 Constituer des dossiers d’investissement
Les dossiers d’investissement rassemblent les éléments justifiant des investissements affectés à une tâche ou une réalisation, que ce soit des coûts externes ( factures de fournisseurs ou prestataires, factures adressées par des entreprises de travail temporaire, locations de matériels etc…) ou internes ( contrats de travail, fiches de temps etc…)
2.4 Tenir des listes d’informations confidentielles communiquées
Il peut être tenu une liste des informations ou éléments confidentiels communiquée à des tiers (clients, prospects, partenaires, sous-traitants) précisant sa nature, la forme de sa communication, le destinataire, la destination, la durée de la communication, notamment lorsque le destinataire de l’information doit, passé un délai, restituer ou détruire le support de l’information. Une telle liste doit être mise à jour à chaque nouvelle communication.
- Voir la fiche pratique « La confidentialité »
2.5 Mettre en place une gestion contractuelle de la traçabilité dans le cadre de l’exécution du projet
La traçabilité doit être traitée et organisée dans le cadre des instances de suivi du projet mises en place par le contrat de consortium ou de gouvernance. Elle comprend la mise en place de mesure telles que :
- les comptes-rendus d’avancement techniques et la validation de ces compte-rendus dans le cadre des comités de suivi de l’exécution du projet ;
- les modalités de conservation des pièces ;
- les modalités suivants lesquels les partenaires actent des évolutions du projet.
