Outils contractuels
Fiche « Charte type de confidentialite en entreprise »
- QUEL est l’objet de la Charte ?
- QUI EN EST signataire ?
- Quand doit-elle être signée ?
- Quels sont les points clés de la charte ?
- Recommandations et mises en garde
1. QUEL est l’objet de la Charte ?
La Charte a pour objet d’imposer et de préciser les règles de confidentialité à tous les employés de l’Entreprise [ou l’Université, l’Organisme de formation, le Centre de recherches, etc.], ainsi qu’aux personnes amenées à y accéder temporairement, afin de préserver la confidentialité des informations protégées de l’Entreprise [ou l’Université, l’Organisme de formation, le Centre de recherches, etc.].
2. QUI EN EST signataire ?
Pour que la Charte soit opposable à chacun des employés, quelle que soit son statut, sa qualité ou sa fonction, elle doit être signée personnellement par chacun d’eux.
3. quand doit-elle etre signée ?
Idéalement, et pour des raisons pratiques, la Charte doit être signée par chaque employé dès le premier jour de son entrée dans l’Entreprise [ou l’Université, l’Organisme de formation, le Centre de recherches, etc.].
Par sa signature, chaque employé reconnaît avoir été informé des obligations mises à sa charge, des contrôles du respect de la confidentialité auxquels il pourrait se voir exposé, ainsi que des sanctions disciplinaires auxquelles il s’expose en cas de non respect des règles posées par la Charte.
4. Quels sont les points clés de la charte ?
La Charte met à la charge de chaque employé une obligation de confidentialité et de discrétion à l’intérieur et à l’extérieur de l’Entreprise [ou l’Université, l’Organisme de formation, le Centre de recherches, etc.], entre employés de la même entreprise et a fortiori avec des employés d’autres entités membres du Pôle de compétitivité. Il est donc très important de bien définir les informations dites « confidentielles » et les informations dites « très confidentielles », ainsi que les règles de comportement à adopter et les outils et procédures permettant de conserver la confidentialité des informations protégées.
En pratique, il conviendra donc de les actualiser très régulièrement.
5. Recommandations et mises en garde
Afin d’assurer l’efficacité d’une Charte, celle-ci doit comporter des dispositions précises et clairement identifiables pour éviter tout problème d’interprétation par les employés.
La Charte peut prendre différentes formes : un document indépendant, une annexe au contrat de travail, ou encore être intégrée au règlement intérieur.
Si la Charte prend la forme d’un document indépendant, elle ne pourra être opposable aux employés que si elle est signée individuellement par chacun d’eux, dans les conditions exposées ci-avant.
De plus, conformément à l’article 122-39 du Code du Travail, certains documents édictant des règles générales et permanentes, sous certaines conditions, peuvent être assimilés au règlement intérieur de l’entreprise et peuvent donc se voir reconnaître une valeur juridique identique. Cela a pour effet de les rendre opposables aux personnes auxquelles s’applique le document.
Par conséquent, pour que la Charte puisse se voir reconnaître la même valeur juridique que le règlement intérieur, et ainsi être opposable aux employés, il convient de respecter les mêmes règles de mise en œuvre que le règlement intérieur, à savoir :
- obtenir l’avis du Comité d’entreprise, ou à défaut, l’avis des délégués du personnel ;
- assurer la publicité de la Charte par voie d’affichage ;
- déposer un exemplaire au secrétariat greffe au Conseil des Prud’hommes ;
- communiquer la Charte à l’inspecteur du travail.
En tout état de cause, il est conseillé, dans la mesure du possible, de mettre en place des outils licites permettant la surveillance du respect de la confidentialité des informations protégées par les employés, et de les en informer.
