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Fiche « Contrat type de confidentialite »

1. Quel est l’objet du contrat ?
2. Qui en est signataire ?
3. Quand doit-il être conclu ?
4. Quels sont les points clés du contrat ?
5. Recommandations et mises en garde

1. Quel est l’objet du contrat ?

Ce contrat est destiné à régir la confidentialité des informations échangées entre les partenaires d’un projet collaboratif de recherche et développement.

Le contrat type présenté comporte deux options :

• Option A : il s’applique dès l’origine du projet, dans le cadre du processus de labellisation ;
• Option B : il est signé une fois le projet labellisé.

2. Qui en est signataire ?

Ce contrat type doit être conclu entre tous les partenaires d’un projet collaboratif de recherche et développement, quelle que soit leur qualité, qu’il s’agisse de personnes publiques ou privées (laboratoires, universités, PME, PMI, industries, etc.).

Tout nouveau partenaire, intégrant le projet en cours de réalisation, doit se voir imposer un engagement de confidentialité équivalent, ou la ratification du contrat déjà signé par les partenaires initiaux.

3. Quand doit-il être conclu ?

Le contrat de confidentialité doit idéalement être conclu dès le stade du processus de labellisation d’un projet, car dès cette phase de mise en place, les futurs partenaires sont amenés à s’échanger des informations confidentielles (Option A).

A défaut, il doit être signé le plus tôt possible, dès le commencement ou en cours d’exécution du projet (Option B). Les obligations de confidentialité pourraient être également intégrées dans un contrat plus général organisant le projet, dans un contrat de consortium par exemple, si les partenaires étaient prêts à en conclure un, ce qui est rarement le cas à ce stade du projet.

4. Quels sont les points clés du contrat ?

Le contrat pose une obligation de confidentialité à la charge de tous les partenaires. Il doit donc définir avec précision les informations couvertes par l’obligation de confidentialité, et celles qui en sont exclues, fixer les actes autorisés et les actes interdits aux partenaires, et arrêter la durée de l’obligation de confidentialité. A cet égard, il est conseillé de retenir une durée assez longue, et de fixer la fin de l’obligation de confidentialité soit au jour où les informations concernées tombent dans le domaine public, soit à l’expiration d’une durée, qui peut être de plusieurs années, après la fin du projet, quelle qu’en soit la cause.

5. Recommandations et mises en garde

Pour faire une application pratique du contrat type présenté, il convient de :

1. choisir dans le Préambule (et dans l’article « Définitions », pour la définition du « Projet ») entre l’option A et l’option B du contrat selon que le projet collaboratif est en cours de labellisation ou en cours d’exécution ;
2. choisir, dans le corps du contrat, entre les différentes options proposées :
   • à l’article 1, pour la définition des informations confidentielles :
     • Le choix de cette définition est très important et doit être fait avec précaution. En effet, si les partenaires décident de ne pas retenir de suite optionnelle, les informations confidentielles sont définies de manière très large, et l’obligation de confidentialité concernent alors presque toutes les informations que les partenaires sont amenées à s’échanger dans le cadre du projet, ce qui peut être très contraignant.
     • A l’inverse, le choix de limiter les informations confidentielles aux informations listées en annexe du contrat présente l’avantage de la précision et de la traçabilité des informations. Cependant un tel choix présente également l’inconvénient d’obliger les partenaires à la rigueur, car si la liste des informations n’est pas scrupuleusement tenue à jour, toute information oubliée ne sera pas considérée comme confidentielle. Il en est de même si les partenaires choisissent (en plus ou à la place de l’option précédente) de considérer comme confidentielles uniquement les informations signalées comme telles. Cette option présente l’avantage de la clarté, mais une rigueur dans la communication des informations est exigée en interne pour éviter tout oubli dans le marquage.
   • à l’article 4.2 :
     • Les partenaires doivent s’engager à faire respecter les obligations contractuelles de confidentialité par les membres de leur personnel, ainsi que par les tiers auxquels ils transmettent des informations confidentielles. A cette fin, il est proposé en option que les partenaires s’engagent à leur faire signer un accord de confidentialité équivalent séparé. Cette solution garantit les partenaires que toute personne accédant à leurs informations confidentielles sera contractuellement tenue par une obligation de confidentialité. Cependant, sa mise en œuvre peut être délicate et contraignante en pratique.
   • à l’article 4.3 :
     • Afin de limiter la diffusion auprès de tiers des informations confidentielles, le contrat stipule que toute communication à un tiers doit être soumise à une autorisation préalable du partenaire qui détient l’information communiquée. Cependant, pour plus de souplesse, il est proposé, en option, de prévoir en annexe une liste de tiers pouvant avoir divulgation des informations confidentielles sans autorisation préalable. Il peut s’agir, par exemple, de certaines sociétés affiliées aux partenaires.
   • à l’article 9 :
     • Pour la durée des obligations de confidentialité, les partenaires peuvent choisir entre deux options :
       • l’obligation de confidentialité s’impose aux partenaires tant que les informations confidentielles ne seront pas tombées dans le domaine public, c’est-à-dire tant qu’elles n’auront pas été divulguées au public ; cette solution comporte une certaine incertitude, car il n’est pas toujours aisé de savoir si une information appartient ou non au domaine public, mais présente l’avantage d’offrir aux informations confidentielles une protection permanente ;
       • l’obligation de confidentialité s’impose aux partenaires pour une durée limitée dans le temps, fixée en annexe du contrat ; cette solution est moins contraignante et permet aux partenaires d’avoir une vision plus précise de leurs obligations.