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Fiche « Conditions d’accès à une plateforme collaborative »
- Quel est l’objet des conditions d’accès ?
- Qui en est signataire ?
- Quand doivent-elles être adoptées ?
- Quels sont les points clés des conditions d’accès ?
- Recommandation et Mise en garde
1. Quel est l’objet des conditions d’accès ?
Les conditions d’accès fixent les modalités d’accès à une plate-forme collaborative, ainsi que les conditions d’utilisation de celle-ci et des informations qui y sont contenues.
2. Qui en est signataire ?
Les conditions d’accès doivent être acceptées par tous les utilisateurs de la plate-forme, les partenaires devant les avoir préalablement identifiés (nommément ou, par exemple, par catégories de personnels).
3. Quand doivent-elles être adoptées ?
Les conditions d’accès doivent être adoptées à chaque fois que les participants à un projet décident de mettre en place un site internet ou extranet collaboratif, leur permettant d’échanger des informations relatives au projet, dont certaines peuvent être confidentielles, ainsi que des documents, études, rapports, analyses, fichiers de données, etc., couverts par des droits de propriété intellectuelle.
4. Quels sont les points clés des conditions d’accès ?
La plate-forme concernée doit être clairement identifiée, par référence à son nom, à son adresse http, à son hébergeur, et à l’entité chargée de son administration.
Il est également important que les utilisateurs autorisés à accéder à la plate-forme soient identifiés et, le cas échéant, il convient de rappeler que l’accès à la plate-forme est contrôlé par des codes d’accès ou autres moyens de contrôle.
Il est également important de définir les obligations qui s’imposent aux utilisateurs de la plate-forme (confidentialité, propriété intellectuelle) et de préciser qu’elles s’imposent à eux du seul fait de l’accès à la plate-forme.
5. Recommandation et Mise en garde
Les conditions d’accès sont réputées acceptées par les utilisateurs de la plate-forme par le seul fait de leur accès à celle-ci. Cependant, pour que le contrat soit valablement formé, et que les obligations contenues dans les conditions d’accès puissent leur être valablement opposées, le consentement des utilisateurs doit être certain.
Il convient donc d’organiser cette acceptation :
- soit en diffusant les conditions d’accès sur format papier, celles-ci devant être signées par les futurs utilisateurs ;
- soit en soumettant l’accès au contenu de la plate-forme à une acceptation électronique par un « clic », l’utilisateur devant, par ce « clic », reconnaître avoir pris connaissance des conditions d’accès et les accepter sans réserve ; afin de s’assurer que les utilisateurs auront une réelle connaissance des conditions d’accès, et qu’ils ne se seront pas contentés de les accepter sans en prendre connaissance, ce qui pourrait les conduire à ne pas respecter les obligations qui y sont contenues, il est conseillé de mettre en place un système d’affichage systématique de la charte à chaque connexion à la plate-forme.
