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Tableau de bord de suivi des contrats
1. Objectifs
Le tableau de suivi des contrats permet d’avoir une vision synthétique temporelle d’un contrat et de faciliter le suivi des obligations en découlant.
L’expérience montre en effet que bien souvent, aussitôt signés, les contrats sont « oubliés ». Cette attitude expose les contractants d’une part à se mettre en faute et d’encourir la mise en jeu de leur responsabilité, d’autre part à négliger des droits et avantages acquis.
L’objectif du tableau est de rappeler les dates clés du contrat et les obligations essentielles attachées à ces dates, dont beaucoup sont postérieure à l’expiration du contrat, et parfois très lointaine.
2. Présentation du tableau
Il s’agit d’un tableau à double entrée présentant en abscisse les obligations contractuelles en ordonnée les dates auxquelles ces obligations peuvent / doivent être exécutées, ou s’éteignent.
Les dates sont inscrites sur cinq colonnes. La première colonne correspond aux événements qui ont lieu pendant la durée du contrat, les 4 colonnes suivantes ceux qui interviennent postérieurement au contrat, à des dates présentées par tranches successives de 1 an, 2 ans, 5 ans, plus de 5ans, et ce manière à donner la vision de l’exécution du contrat dans le temps.
Les obligations sont regroupées par thèmes.
3. Comment remplir le tableau ?
Les dates sont entrées dans la colonne correspondante avec toute la précision possible. Bien évidemment, les mentions proposées sont des exemples, qu’il ne convient de retenir qu’en fonction de leur pertinence, ou de compéter, le cas échéant.
3.1 Colonne « dates clés »
Les dates clés correspondent aux phases du projet, lorsque celui-ci en comportent plusieurs.
Les dates peuvent être plus détaillées pour inclure par exemple les principaux livrables.
3.2 Colonne « formalités »
Il s’agit des formalités juridiques consécutives au contrat, et qui peuvent revêtir une grande importance à titre probatoire ou conservatoire (comme des dépôts) ou correspondre à une obligation légale ( formalité d’enregistrement, inscription à un registre des brevets ou des marques).
On pourrait également prévoir dans cette catégorie des ratifications, par une société mère ou des filiales par exemple.
3.3 Colonne « Contrat d’application »
Il s’agit de tout contrat prévu en application du contrat en question (par exemple un contrat de copropriété ou une licence de brevets prévu par un contrat de consortium.)
3.4 Colonne résiliation
Il s’agit des dates de sorties anticipées du contrat, s’il en existe (notamment à l’issue d’une phase).
En cas de clause prévoyant la résiliation pour faute, on indiquera dans la colonne « durée du contrat » la mention « à tout moment »
3.5 Colonne « obligation survivant au contrat »
De très nombreux contrats, notamment de R&D ou de consortium, prévoient la survivance de certaines clauses à leur expiration ( clause de confidentialité, droits de propriété intellectuelle, clause de non concurrence, de non débauchage, promesse, droit de préférence, etc…) Il convient de s’attacher à renseigner cette colonne de manière scrupuleuse, car méconnaître ces obligations peut être source de lourde responsabilité.
3.6 Colonne « Conservation »
La colonne conservation est délicate à remplir car les informations pour le faire ne se trouvent pas dans le contrat. Il faut se poser la question de savoir de quel document et/ ou élément on pourra avoir besoin pour démontrer que l’on s’est acquitté de son obligation ou pour faire valoir des droits. Il peut s’agir par exemple de cahier de laboratoires pour prouver une antériorité, d’une enveloppe Soleau, des preuves d’usage d’une marque, des preuves d’exploitation pour une droit de possession personnel antérieur, des preuves d’investissement pour une base se données, etc.
4. Quand faut-il remplir ce tableau ?
Il faut le remplir aussitôt que le contrat a été signé.
5. Mise en garde
Ce document n’a pas vocation à se substituer à un tableau de bord de suivi opérationnel d’un projet, qui est recommandé par ailleurs.
Il le complète utilement en facilitant le suivi des aspects juridiques du contrat.
Contrat XXXXXX du XXXXXXXX
| Obligations | Durée du contrat | + 1 an | + 2 ans | + 5 ans | > 5 ans |
|---|---|---|---|---|---|
| Dates clés : | |||||
| Etape 1 | |||||
| Etape 2 | |||||
| Etape 3 | |||||
| …. | |||||
| Fin du contrat | |||||
| Formalités | |||||
| Dépôts | |||||
| Enregistrements | |||||
| Inscriptions | |||||
| …. | |||||
| Contrats d’application | |||||
| Copropriété | |||||
| Partenariat | |||||
| Licence | |||||
| Accord commerciaux | |||||
| ….. | |||||
| Résiliation anticipée | |||||
| Dates | |||||
| Préavis | |||||
| … | |||||
| Obligations survivant au contrat | |||||
| Propriété intellectuelle | |||||
| Confidentialité | |||||
| Non concurrence | |||||
| Non débauchage | |||||
| Droit de préférence | |||||
| Option | |||||
| Conservation | |||||
| preuves | |||||
| factures | |||||
| documents | |||||
| … | |||||
