MISSION DE CONTROLE

Les administrations, comprises dans le champ de compétence, doivent obligatoirement et préalablement à la procédure réglementaire de consultation des fournisseurs (et a fortiori avant l'installation de matériels visés dans la circulaire), déposer un dossier auprès de la Commission pour avis de principe.

Les contrôleurs financiers ont reçu pour instruction de refuser leur visa aux dépenses, qui auraient fait l'objet d'un avis défavorable de la Commission ou qui n'auraient pas été soumises à la Commission conformément à la circulaire (Circulaire du Premier Ministre du 25 avril 1997). L'attention est attirée sur une note de Service du 16 octobre 1995 émanant de la Direction de la Comptabilité Publique et concernant les conséquences qu'un défaut de consultation de la C.I.M.I.R. entraînerait (TRESOR PUBLIC n°95-185-M9 du 16/10/1995 NORD.burd 9500185 N publié au BOCP).

La circulaire du 25 avril 1997 précise les normes techniques de matériels (de composition, de préparation des formes imprimantes, d'impression et de reproduction, d'assemblage et de façonnage) au-delà desquelles le contrôle est préalable et obligatoire. Il s'agit de normes de saisine et non d'interdiction d'implantation de matériels.

La procédure

L'Administration concernée doit adresser un dossier à la Commission comprenant les éléments d'information nécessaires à l'appréciation de son projet (cf dossiers type). Deux étapes sont nécessaires :

Avis de principe ou 1er examen :

Il intervient avant le lancement de la procédure de consultation des fournisseurs afin que la Commission puisse se prononcer avec rigueur et efficacité sur le projet, son orientation technologique, la cohérence de la modernisation prévue.

Pour cela, elle a besoin de connaître l'environnement global de l'équipement à remplacer : quels sont les besoins et les moyens existants - techniques et humains - dans leur ensemble ? Quelle est la production annuelle ? Quels sont les coûts de production, le volume et la valeur des travaux sous-traités ? En quoi consiste précisément le projet - simple renouvellement de matériel ou réorganisation de filière de production comprenant notamment des transferts internes de charges d'activités / évolution vers la connexion et la gestion de traitement documentaire - ?

Il est certain que la constitution du dossier nécessite d'autant plus d'efforts que la gestion des moyens existants est peu rigoureuse. Mais, ce sont des éléments d'information indispensables qui devraient inciter les services à mettre en place les moyens adaptés à l'analyse de leurs propres besoins, à instaurer une comptabilité analytique simplifiée (lorsqu'il s'agit d'un atelier intégré constitué) et à introduire plus de rigueur technique et économique.

Les dossiers sont examinés par les rapporteurs. Ils procèdent à une analyse et à une synthèse du projet, lesquels sont soumis à l'avis de la Commission lors de sa réunion mensuelle d'examen des dossiers. Après l'audition du rapporteur et une discussion ouverte entre ses membres, la Commission donne un avis de principe, assorti ou non d'observations et/ou de réserves sur le fond du projet ou sa forme (liée par exemple à la procédure de mise en concurrence). Après réception de l'avis de principe, le service peut procéder à la consultation des fournisseurs.

Il peut bien évidemment recontacter le secrétariat général ou le rapporteur concerné s'il a besoin de précisions ou d'une aide complémentaire (pour finaliser le cahier des charges par exemple).

Cette étape préalable est le moyen privilégié pour la Commission et ses experts d'apporter son conseil ou son éclairage aux services demandeurs. L'examen chaque année de centaines de dossiers alimente une connaissance et une expérience sans cesse actualisée qui est mise au service des administrations : situations d'équipements (niveaux de production réalisés, difficultés rencontrées, coûts de revient réels en ateliers et/ou libre-service etc.), projets de plus ou moins grande importance, veille technologique, choix et pratiques de modes de financement, durée des marchés, conditions d'allotissement, etc.

Avis définitif ou 2ème examen :

Lorsque la Commission a examiné un projet de modernisation technique relevant de son contrôle, qu'elle a donné un avis de principe favorable, elle demande que le dossier finalisé lui soit communiqué en 2ème examen pour avis définitif (celui requis par le contrôle financier).

Cela lui permet notamment de vérifier :

- la cohérence sur le plan technique et économique du projet finalisé avec l'instruction initiale du dossier ainsi que le respect ou l'application des observations, recommandations ou instructions formulées par le C.I.M.I.R. ;
- la conformité de la procédure d'appel d'offres (cahier des charges, transparence et équité de la mise en concurrence des fournisseurs) ;
- l'état du marché concurrentiel dans son offre technique et commerciale ; information dont la Commission a besoin pour savoir en permanence et de façon actualisée quelles sont les configurations techniques en marché, dans quelles conditions de fonctionnement et de prix elles sont proposées. Cela lui fournit des éléments essentiels dans sa capacité d'analyse et d'instruction des projets.

Avis défavorables :

Si l'avis de principe est défavorable, il est obligatoirement motivé. Dans cette hypothèse, les motifs peuvent être, à titre d'exemples :
- une mauvaise définition et analyse des besoins,
- une productivité des matériels existants insuffisante,
- un dimensionnement technique non cohérent avec les besoins exprimés,
- des travaux non adaptés à une imprimerie intégrée, ou un partage de travaux parfois irrationnel entre imprimerie administrative et secteur professionnel,
- une mauvaise organisation de l'atelier,
- des éléments de coûts de production trop approximatifs,
- des possibilités de coordination au sein d'un même organisme pas assez exploitées,

L'avis défavorable peut également être émis lors du 2^ème examen. Les motifs touchent essentiellement alors :
- aux conditions de mise concurrence des fournisseurs potentiels, non satisfaisantes ou non conformes à la réglementation des marchés publics.
- à un dimensionnement et un surcoût non justifiés.

En tout état de cause, dans l'hypothèse d'un avis défavorable, le projet peut être réexaminé ultérieurement sur la base d'un dossier complémentaire.

La double mission de contrôle et de conseil de la C.I.M.I.R. ne se limite donc pas à émettre un avis sur des projets de marchés publics. Elle se prononce sur le bien fondé et la cohérence de projets d'équipement, de modernisation technique des filières de production graphique, sur la base d'une analyse complète des besoins et des moyens. Elle tente d'aider les services de l'Etat à définir une approche globale de la fonction impression qui constitue en soi une source importante de modernisation et d'économies.

Son action porte en priorité sur les aspects technologiques, organisationnels, de gestion, économiques. Mais l'un des objectifs qui lui sont assignés étant de contribuer à une meilleure transparence des marchés publics et l'optimisation de la commande publique, elle a effectivement une action forte sur les conditions qui sont faites de mise en concurrence des fournisseurs potentiels. Cela est atteint notamment par le biais du cahier des charges correspondant aux projets soumis et par le recours à des bonnes pratiques sur les modes de financement, l'allotissement etc.

MISSION DE CONSEIL

Dans le prolongement de la mission de contrôle qu'elle exerce, la C.I.M.I.R. a également en charge une mission de conseil afin d'aider les services demandeurs à remédier aux dysfonctionnements constatés.

Certains services ne disposent pas de moyens satisfaisants pour apprécier les besoins, les coûts de production, les évolutions technologiques, l'organisation des ateliers, la productivité des matériels... La Commission incite donc les responsables à une réflexion sur le fonctionnement global de l'atelier et sur les moyens de reproduction, qu'ils soient centralisés ou décentralisés, dont dispose une même unité géographique.

Cette mission de conseil s'est beaucoup développée au fil des années pour représenter maintenant une part aussi importante que la procédure de contrôle. Elle intervient :
- soit dans le cadre de projets d'équipements pluriannuels,
- soit pour réaliser des audits d'ateliers en amont de toute procédure de modernisation
- soit plus simplement au quotidien pour apporter des informations actualisées sur ce secteur d'achats, sur les fourchettes de coûts, sur les potentiels des matériels etc.

A ce sujet, et s'agissant notamment des matériels de reprographie, la Commission dispose d'une capacité d'expertise et d'une expérience confortées par l'examen de plusieurs milliers de dossiers et soutenues par la connaissance approfondie de l'offre technique en marché. Elle s'intéresse tout particulièrement à l'évolution technologique (passage d'une technologie analogique au numérique, connexion/réseau des matériels...) ainsi qu'à l'élaboration des cahiers des charges qui servent de base aux procédures de consultation des fournisseurs, ou plus généralement à la nature des contrats proposés sur le marché (durée, tarification, mode de financement...), ceci afin d'en faire bénéficier les services utilisateurs.

Bien que la Commission n'ait aucun mandat spécifique à l'égard des imprimeries intégrées des collectivités territoriales, elle peut également sur leurs demandes, et en fonction de sa disponibilité, leur apporter des conseils d'une nature similaire.

SCHEMAS DES DEUX ÉTAPES D' INSTRUCTION D' UN DOSSIER