Situation 1
Un consultant vous contacte et vous décidez de le recevoir

L'entretien sera l'occasion de:
-l'interroger sur sa spécialité, la forme de ses interventions, ses références et les résultats qu'il a obtenus, son expérience du secteur d'activité de votre entreprise;
-lui présenter un tour d'horizon de votre société: vie quotidienne, perspectives, ambition d'amélioration;
-lui demander sur quel point particulier il pense pouvoir vous être utile et ses expériences sur des interventions similaires.

Au terme de l'entretien, trois cas peuvent se présenter.
1er cas
Le savoir-faire du consultant vous fait découvrir l'opportunité d'améliorer spécifiquement une fonction ou un secteur de votre entreprise.
Vous envisagez donc de lui confier la mission. Demandez-lui une proposition.
Donnez-vous le temps de la réflexion et discutez du projet de mission avec vos collaborateurs.

2e cas
Le savoir-faire du consultant vous amène à vous interroger au-delà de sa spécialité sur d'autres possibilités d'amélioration.
Vous approfondissez alors l'analyse des fonctions de votre entreprise qui pourraient être améliorées. Vous décrivez vos attentes dans un cahier des charges et vous lancez éventuellement une consultation.

3e cas
Vous ne percevez pas l'intérêt immédiat de son intervention au sein de votre entreprise. Donnez-lui vos raisons, et gardez en mémoire sa proposition en restant ouvert à ce type de démarche.

Situation 2
Vous cernez un besoin précis, vous pensez savoir ce qui vous est nécessaire et vous appelez un consultant

Vous connaissez la nature de vos attentes qui peuvent concerner une ou plusieurs fonctions de votre entreprise, par exemple:
-réduire un niveau de stock;
-diminuer la durée du cycle de production;
-mettre en place une nouvelle ligne de production;
-améliorer la qualité du service à un client;
-mettre au point un nouveau produit;
-augmenter le niveau de qualification de vos salariés;
-entrer sur un nouveau marché.

Vous êtes en mesure d'exposer avec suffisamment de précision:
-les raisons qui vous conduisent à rechercher une amélioration: ce que vous constatez dans votre entreprise ou dans son environnement pour envisager de lancer une action de changement, d'innovation, d'amélioration;
-la situation idéale à laquelle vous souhaitez parvenir: vos ambitions;
-les objectifs successifs à atteindre.

Vous connaissez les enjeux et les priorités pour votre entreprise (par quoi commencer) ainsi que les implications (qui est concerné, quelles précautions prendre...).

Vous savez déterminer le type de conseil à solliciter: une expertise spécifique (que vous savez identifier) ou un savoir-faire plus généraliste.

Cette expression des besoins constitue la base d'un cahier des charges qui reste à rédiger et à l'aide duquel vous pouvez prendre les premiers contacts avec un ou plusieurs conseils.

Vous appelez éventuellement un conseil pour rédiger le cahier des charges.

Situation 3
Vous avez besoin d'interpréter une préoccupation ou un événement

Trois types d'interrogations.
Un des aspects de votre entreprise vous préoccupe mais vous n'en avez pas vraiment identifié la nature ou apprécié le réel fondement: climat interne, obsolescence de procédés ou de machines, marché saisonnier, fidélisation des clients, guerre de prix...

Vous vous interrogez sur la pérennité de votre entreprise, alors que, apparemment, tout va bien: image, avenir, développement de nouvelles activités, équilibre financier...

Vous avez constaté des événements inhabituels, sans en connaître les causes réelles ou sans en mesurer la totalité des répercussions:
-dans l'entreprise. Retour de livraison, nouvelle exigence d'un donneur d'ordres, démission d'un collaborateur commercial ou technique;
-à l'extérieur. Implantation concurrente proche, nouvelles normes ou dispositions réglementaires contraignantes, rejet d'un dossier de financement.

Ces trois types d'interrogations doivent trouver réponse. L'écueil serait de réagir par une décision brutale et impulsive ou d'évacuer sa préoccupation en s'habituant à cet état de fait.

Prenez le temps d'analyser, avec le concours d'un regard extérieur la réalité de votre preoccupation; si besoin est, faites faire un diagnostic pour vérifier dans quelle mesure certains événements sont révélateurs d'un réel dysfonctionnement.

Appelez quelqu'un en consultation et faites-lui part de vos interrogations.

L'entretien vous a permis d’éliminer le flou qui entourait votre situation, vous avez clarifié les points sensibles et mis en évidence vos besoins et vos objectifs. Deux cas peuvent se présenter:
-vous êtes en mesure de construire un cahier des charges et vous consultez un ou plusieurs conseils;
-vous êtes en présence d'un problème complexe avec plusieurs options possibles de réalisation et vous recourez à l'expertise d'un conseil pour traduire en cahier des charges l'expression de vos besoins. Ce type d'assistance sort alors du cadre habituel de la relation commerciale et constitue en soi une prestation faisant l'objet d'honoraires.

© Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie, 19/05/1999