Ecrire à un consultant ce que vous attendez de lui

1er cas
Vous recevez une proposition à l'issue du premier entretien avec le consultant
La proposition vous convient dans son intégralité; vous la signez.
Elle peut éventuellement tenir lieu de contrat. Vérifiez que vous vous entourez de tous les éléments nécessaires et que vous ne prenez pas de risques inutiles.

Vous constatez certaines lacunes dans la proposition.
Vous construisez alors un cahier des charges rassemblant vos exigences sur la prestation et les objectifs que vous souhaitez atteindre, et vous demandez au consultant de compléter son offre à partir des éléments que vous lui faites parvenir.

2e cas
Vous élaborez votre cahier des charges pour lancer une consultation
Dans ce document, vous allez décrire votre besoin et vos objectifs.
Soyez le plus explicite possible dans votre demande, ce qui permettra aux conseils de faire des offres les plus adéquates possibles.

Cette formulation écrite de vos besoins doit faire état notamment des points suivants:
-rappel de la situation de l'entreprise, son environnement (courte introduction);
-les enjeux (gagner des parts de marché, réduire des prix de revient, obtenir une certification qualité) et les contraintes (délai, discrétion...);
-la nature de la mission (test produit, analyse de la valeur, analyse de risques...) et les limites éventuelles;
-le résultat concret attendu (nouvelles dispositions à mettre en oeuvre).

Les exigences que vous attendez dans la proposition du conseil sur:
-les raisons de la démarche;
-la forme de la réponse (un nombre maximum de pages, un plan à respecter...);
-le détail de l'intervention (document, nombres d'interviews, groupes de travail...);
-le calendrier de réalisation;
-le prix de la prestation (détail des justifications à apporter);
-le niveau de qualification ou d'agrément exigé;
-les références sur des prestations similaires;
-le nom des consultants et leur CV.

Indiquez-lui qui peut répondre dans l'entreprise à ses questions éventuelles pendant la période de consultation.

Donnez-lui du temps pour répondre: un délai de deux à trois semaines paraît raisonnable.

Laissez aux conseils des marges de manoeuvre et, sauf cas très particulier, essayez d'exprimer votre demande en termes de besoins à satisfaire et non pas sous forme de tâches à réaliser ou de solutions à mettre en oeuvre. Vous pourrez ainsi bénéficier de leurs capacités imaginatives.

Evitez de faire des cahiers des charges trop volumineux: 2 à 3 pages suffisent, sauf cas spécifique de missions nécessitant le respect de procédures spéciales (certification...) ou de spécifications techniques particulières (informatique, équipements, réalisation spécifique...).

La mission que vous allez confier à un conseil relève de la mise à disposition d'un savoir-faire qui est prioritairement un engagement de moyens.
Si vous fixez un objectif de résultat à atteindre (qualitatif ou quantitatif), sachez l'évaluer en termes de gain recherché, de délai, de coûts...
Plus vous serez précis dans la description de vos objectifs, plus vous aurez de chances d'avoir des réponses claires.

Si vous envisagez d'astreindre le conseil à une obligation de résultats qui conditionne une partie des honoraires, convenez alors avec lui de la nature exacte des résultats, des moyens à mettre en oeuvre pour les atteindre et des méthodes pour les apprécier.

Acceptez le dialogue pendant le laps de temps où vous consultez les conseils. Cette consultation écrite ne doit pas conduire à adopter une démarche rigide en refusant tout contact avant la remise des offres. Un conseil, par ses réactions et ses interrogations sur votre cahier des charges, peut vous amener à préciser votre besoin ou à le compléter. C'est aussi pour vous un moyen d'apprécier son intérêt et sa motivation par les suggestions qu'il peut être amené à vous faire.

© Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie, 19/05/1999