Comprendre, apprécier, régler les différentes formes de facturation

En fonction de la prestation détaillée et du temps prévu
La prestation est décomposée selon les différentes phases de l'intervention avec le nombre de jours en regard, par exemple:
-entretiens, X jours;
-synthèse et dépouillement, Y jours;
-restitutions, W jours;
-réunions du groupe pilote, Z jours;
-présentation des actions retenues, P jours;
-mise en place de tableaux de bord, Q jours;
-accompagnement des groupes de travail, N jours.
-journée de mise en commun des résultats, S jours.

Le devis doit tenir compte du temps passé par le consultant pour sa mission, aussi bien dans l'entreprise qu'à l'extérieur ou à son bureau.
S'il y a plusieurs consultants avec des profils différents, les taux de vacation doivent être détaillés par catégorie.

Cette formule permet au dirigeant de connaître le temps détaillé et la méthodologie d'intervention qui y est associée. Elle offre en outre des possibilités d'adaptation si le nombre de personnes rencontrées ou de réunions tenues se modifie en cours de mission.
Simple et claire d'utilisation, cette formule réclame toutefois un effort d'anticipation pour estimer le mieux possible le travail à effectuer.

Au forfait
L'accord porte sur la prestation sans préciser le temps passé, ni le détail de la méthode adoptée.
Toutefois le consultant doit prévoir avec précision le déroulement de son intervention. Le dirigeant doit recouper, avec les différentes offres que le montant forfaitaire correspond au travail à effectuer (éviter le moins-disant a priori).
Ce type de facturation doit être lié à un objectif (rapport, étude, diagnostic, audit...) à atteindre: il est préférable de le réserver aux prestations que l'on peut qualifier de manière concrète et opérationnelle, soit sur la nature de la mission (une étude de marché...), soit sur la nature du résultat (une réduction de cycle de production...). Le forfait peut être assorti d'un intéressement aux résultats lorsque la mission est assortie d'objectifs mesurables comme des temps de fabrication, des taux de rebuts, des réductions de coût...

En régie
La facturation en régie se justifie pour les missions dont le volume n'est pas défini (formation, accompagnement...). Etant donné qu'il s'agit de facturer le temps passé par le consultant, il est fondamental de respecter des exigences sur:
-la confiance mutuelle,
-la bonne utilisation du temps du consultant (informations fournies et dates respectées).
Les points d'accord avec le conseil portent sur l'unité de mesure (la journée, la demi-journée, l'heure) et sur le relevé des temps que doit vous fournir le conseil (justification des temps passés).

Par abonnement
Cette formule ressemble à un contrat de maintenance.
Elle est commode pour travailler avec les experts que l'on consulte occasionnellement plusieurs fois dans l'année (avocat, expert-comptable, conseil en gestion de risques) et dont le service -facilement identifiable- repose sur la disponibilité et la rapidité de prestations techniques.

Autres frais
Les frais de déplacement, hébergement, confection de documents, assurances spécifiques sont habituellement facturés en sus. Il peut être commode de convenir d'un forfait.
S'agissant des frais liés aux déplacements, vous êtes en droit de demander des relevés détaillés pour les rembourser à leur valeur réelle, en fixant un montant maximum.

Appréciation du prix proposé

Lors de la réception de la proposition, vous devrez apprécier l'adéquation de la prestation au problème posé et déterminer si le niveau de prix est acceptable, d’une part, par référence aux autres offres sous réserve qu'elles soient comparables en nature d'intervention et d'autre part en rapprochant les honoraires proposés du salaire d'un cadre de même niveau, sans oublier de tenir compte des élément suivants:
-salaire du consultant + charges sociales,
-frais de fonctionnement du cabinet ou de l'agence,
-nombre de jours facturables dans l'année.

Pour ce qui est des jours facturables, la totalité du temps des consultants n'est pas directement liée à la réalisation de missions de conseil. En effet, sur une base moyenne de 220 jours ouvrables par an, une part non négligeable de leur temps est consacrée à:
-l'action commerciale et la rédaction de propositions,
-la recherche et la documentation,
-leur propre formation,
-la préparation des interventions et les synthèses de mission,
-les déplacements.

En outre, le nombre de jours facturables est fonction:
-du profil du consultant et de son expérience, sachant qu'en règle générale plus un consultant est expérimenté et plus il a vocation à en encadrer d'autres ou à mener des actions commerciales;
-du type de prestations realisées par le cabinet, sachant que la prestation de conseil est plutôt de nature ponctuelle, limitée dans le temps et de caractère spécifique à la différence des prestations d'assistance ou d'ingénierie qui sont plutôt de longue durée et sur des sujets bien identifiés.

Enfin, on trouve sur le marché en 1995 des montants d'honoraires à la journée, variables selon les régions, s'échelonnant de: -3000 F à 4500 F pour un consultant junior pour un temps facturable de l'ordre de 75% (base 220 jours ouvrables). Le titre de junior s'applique aux consultants de moins de 50 ans et généralement chargés des tâches d'analyse ou d'exécution;
-5500 F à 8500 F pour un consultant senior pour un temps facturable de l'ordre de 60%. Le titre de senior qualifie les consultants d'une expérience d'au moins cinq ans acquise dans le conseil ou dans des fonctions operationnelles;
-10000 F à 15000 F pour un consultant manager ou chef de projet pour environ 50% de son temps. Le manager désigne un consultant particulièrement qualifié qui peut prendre en charge des missions touchant des aspects sensibles de l'en-treprise ou concernant son avenir.
Le chef de projet dirige une équipe de consultants dans des missions de longue durée ou complexes dans leur exécution.

Au-delà de cette présentation, les situations sont très variables et les fourchettes ci-dessus peuvent être plus larges encore, que ce soit pour des raisons géographiques (différence Paris/province), des raisons de taille de cabinet, ou du type de prestation réalisée...
Quelles que soient les situations, vous êtes en droit de demander les tarifs de facturation par catégorie de consultant et une explication doit pouvoir vous être fournie sur les tarifs pratiqués.

Les modalités de règlement

Plusieurs possibilités avec, habituellement, un acompte à la commande:
-Facturation mensuelle ou bimensuelle à partir d'un justificatif du travail réalisé,
-Par acomptes successifs, en fonction de phases significatives.

Les modalités devront avoir été définies au préalable et précisées par écrit (dans le contrat ou dans la proposition signée par les deux parties, faisant office de contrat).

© Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie, 19/05/1999