Suivre le consultant et l'avancement de son travail

Le contrat déterminera les productions matérielles du consultant qui vous permettront de suivre la réalisation de son travail:
-dossiers à produire,
-résultats d'études,
-interviews à effectuer (dans l'entreprise comme à l'extérieur),
-recommandations d'actions,
-justification du temps consommé,
-résultats des interviews,
-comptes-rendus de réunions
-points de rencontre,
-rapports d'avancement ou de synthèse partielle.

Définissez le degré d'implication que vous allez vous imposer. Un consultant a besoin de vous: il faut lui consacrer du temps pour répondre à ses demandes et suivre ce qu'il fait.

Fixez une cadence de rendez-vous en fonction de votre emploi du temps et du volume de la prestation, sachant qu'il vaut mieux voir votre consultant 1 ou 2 heures par semaine, même réparties en plusieurs fois, plutôt que d'organiser une seule réunion générale de 3 heures consommatrice de temps.

Déterminez les points fondamentaux à suivre: la fin d'une étape nécessitant une validation, un rapport d'audit...

Ces moments sont à définir au préalable de manière à réserver ces dates suffisamment à l'avance.

Organisez la communication dans votre entreprise pour informer de l'avancement de la mission et préparer aux changements qui seront à effectuer.

N'hésitez pas à provoquer une réunion (sur votre demande ou celle du consultant) si la situation l'exige (une difficulté à résoudre ou une prise de décision) de manière à "redresser la barre".

Demandez au consultant ses impressions; au-delà de son intervention proprement dite, ses découvertes sont souvent fort instructives.

Pour suivre l'avancement de la mission et prévenir l'apparition de mécontentements ou de blocages, quelques indicateurs de suivi peuvent vous guider:
-l'acceptation par le terrain (interrogez périodiquement vos collaborateurs et faites vous également une idée en vous rendant sur le terrain voir "comment cela se passe");
-la satisfaction des personnes concernées (informez-vous de leur avis).

© Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie, 19/05/1999